Dentro alla logistica di un team di Pro14

In questo periodo dell’anno, mentre le squadre pro stanno, o forse, per meglio dire, starebbero per iniziare, sul campo, la fase più calda, interessante ed appagante dei loro percorsi sportivi, dietro le quinte dei vari team di Pro14, e non solo, ovviamente, c’è chi sottotraccia sta già lavorando alacremente alla stagione successiva.

Leggi anche: Rugby World Cup 2019: come si organizza la trasferta mondiale

Negli scorsi mesi, dopo che avevamo già dato uno sguardo all’organizzazione logistica del Mondiale, da parte di una Nazionale, ci siamo chiesti, invece, come funzionasse questo aspetto, nel dettaglio, per una squadra di Club. Ne abbiamo parlato con Enrico Ceccato, team manager del Benetton Rugby.

Enrico, quando inizia la progettazione di una stagione?

“A gennaio di ogni anno, conosciamo già tutte le date della stagione: sappiamo quali saranno i weekend di gioco in campionato, quelli in coppa e i vari turni di riposo. Non appena abbiamo questi dati, ci mettiamo in moto. Le prime cose su cui lavoriamo, assieme a Kieran (Crowley, ndr), sono la definizione del ritiro di preparazione (date, durata), le necessità di vario genere che ci possono essere per i vari training camp che svilupperemo e la data di arrivo a Treviso, dopo le vacanze, di tutti i giocatori. Appena abbiamo le idee chiare, in una riunione con il coach ed il direttore sportivo Antonio Pavanello stiliamo il primo ‘calendario interno’. Di solito, la prima amichevole, a prescindere da quante saranno, viene fissata tre settimane prima del via del torneo celtico, mentre il ritiro, generalmente, prende il via ad undici settimane dal kick-off”.

Come si organizzano le amichevoli?

“Ogni estate, in base alle esigenze, Crowley fissa un numero di amichevoli. Quest’anno, con tanti giocatori via per il Mondiale e pochi elementi da ruotare, due sfide di ‘warm-up’ sono state ritenute sufficienti. Quando è possibile, cerchiamo di organizzarne un paio con club esteri. Si procede attraverso contatti diretti, parlando con team manager amici, oppure mandando un invito ufficiale via mail a tutte le squadre pro che giocano le coppe. In base alle risposte, poi, si decide con chi impostare un discorso in tal senso, che spesso va oltre la singola partita. Ad esempio, qualche anno fa, con Worcester, trovammo un accordo interessante: vennero a giocare a Monigo, pagando il viaggio e noi gli andammo in contro prendendoci a carico i costi dell’hotel. L’anno successivo, invece, si fece esattamente il contrario. Ovviamente, per noi italiani, la logistica è decisamente più complicata rispetto alle squadre UK o francesi, che hanno decisamente più soluzioni a pochi minuti di bus, però, nelle ultime estati, anche grazie ai risultati, è sempre più facile trovare squadre di valore disposte a venire in Veneto”.

Il calendario vero e proprio

Archiviata questa parte, che potremmo definire preliminare, a giugno/luglio quando esce il calendario vero e proprio del Pro14, che dall’anno scorso è praticamente già definito – anche in termini di orari – per tutta l’annata, inizia la seconda “ondata” di lavoro.

“Appena abbiamo la schedule ufficiale ci si muove subito (sorride, ndr). Il primo passaggio è legato alla ricerca dei voli. Ponderiamo una serie di compagnie aree e di diverse soluzioni legate al tragitto anche via terra, cercando di disegnare lo scenario migliore possibile, anche in rapporto qualità viaggio/costo.

Ovviamente ci muoviamo con un contingente dal numero fisso: ad inizio anno stabiliamo un numero predefinito di dirigenti e staff che viene in trasferta, ai quali si sommano i 25 giocatori (i 23 a distinta gara più 2 riserve). Consegniamo alla compagnia una lista generica un paio di settimane prima della partenza, ma potendo fare il cambio nominativo del biglietto fino ad un giorno prima del volo – ovviamente pagando una penale, nel caso – siamo piuttosto flessibili. Tutto questo, da un paio d’anni, avviene anche con la collaborazione diretta con un’agenzia viaggi. Tempo fa eravamo autonomi, ma avevamo sempre qualche difficoltà nel gestire le uscite in Francia, allora abbiamo deciso di appoggiarci a questa compagnia, e dopo esserci trovati piuttosto bene abbiamo esteso la partnership su tutta la stagione. Da agenzia, riescono a trovare più facilmente soluzioni per prezzi “vantaggiosi” per quanto concerne i voli aerei.

Per ciò che riguarda le strutture alberghiere, invece, ormai ci affidiamo praticamente sempre alle stesse. Anche perché è molto più semplice lavorare con chi ti conosce già: sanno di cosa necessita la squadra. E, inoltre, avendo un rapporto continuativo, se dovesse saltare una trasferta, c’è anche molta flessibilità ed apertura, da parte loro, nello spostare eventualmente le date del nostro soggiorno senza generarci particolari problemi sotto l’aspetto economico.

Tuttavia, se gli standard dell’Hotel, negli anni, si abbassano, prima di tutto facciamo un richiamo alla struttura. Se poi, nonostante una prima segnalazione in tal senso, le cose dovessero confermarsi negativamente anche nel soggiorno successivo, si procede al cambio struttura.

Tre sono le caratteristiche fondamentali richieste: la capacità/possibilità di prepararci il menù che spediamo con margine di tempo, la presenza di sale video e spazi dedicati alla fisioterapia di un certo livello e la qualità delle stanza dove dormono i ragazzi, possibilmente tutte sullo stesso piano, o nella stessa ala, per non rischiare di incappare in feste o anche solo in ‘vicini fastidiosi’. Poi subentrano altre valutazioni secondarie: a seconda del tipo di città, e dell’orario della partita, selezioniamo un hotel più o meno vicino allo stadio, per non correre rischi con il traffico folle – come succede a Belfast – o all’aeroporto, alla luce degli orari molto particolari dei voli, tipo a Dublino. Sempre tenendo in conto che i coach non vogliono, per quanto possibile, spostamenti troppo lunghi”.

Dove ci si trova meglio?

“La miglior accoglienza si trova senza dubbio in Sudafrica. Sono abituati al Super Rugby, che viaggia su un livello altissimo, in ogni suo ambito. Laggiù, i resort sanno esattamente cosa serve alle varie squadre: fisioterapia, sala video, sala riunioni. Strutture sempre al top. Anche in Irlanda devo dire che lo standard medio è ottimo. Qualche difficoltà in più, invece la si trova in Galles. A Llanelli, per esempio, non riusciamo a trovare un hotel che faccia al caso nostro. Nonostante si sia comunque a 35′ di macchina/bus, quando giochiamo contro gli Scarlets preferiamo restare a Swansea, dove abbiamo trovato qualcosa più in linea con le nostre esigenze”.

Capitolo documenti. Immaginiamo ci sia un grande lavoro su questo fronte…

“Essendo il Regno Unito e l’Irlanda fuori dall’area Schengen, i nostri giocatori con normale permesso di soggiorno, per viaggiare dentro quei confini, hanno bisogno di un visto specifico.

Quindi, ogni anno, stiliamo una lista dei ragazzi che hanno tale necessità, tipo i sudafricani, ma anche ragazzi come Traorè e Makelara, che non hanno la cittadinanza italiana, pur essendo rugbisticamente azzurri, e li mandiamo a Roma a fare quel documento specifico, annuale o biennale a seconda del contratto.

Per le partite in Sudafrica, invece, anche altri ragazzi (neozelandesi, tongani e samoani, ad esempio) hanno bisogno di un altro visto particolare. Quello, che ha durata più limitata e lo ‘attiviamo’ a ridosso della trasferta, andiamo a farlo a Milano. Agli italiani fortunatamente basta il visto turistico. Ora stiamo studiando bene anche tutte le situazioni legate alla Brexit, in vista dei prossimi anni. Ci sono già alcune linee guida chiare, altre invece ancora in via di definizione. Ci faremo trovare pronti”.

Come si gestisce il passaggio in aeroporto?

“Dobbiamo ottimizzare i tempi, nella maniera più assoluta. Arriviamo circa un’ora e 30′ prima della partenza in aeroporto. Tutti tassativamente con bagaglio a mano, per rendere il tutto più snello ed agevole. Portiamo con noi anche dei bagagli veri e propri, dove inseriamo tutta l’attrezzatura specifica che dobbiamo portare con noi, aggiungendoci i beauty case dei ragazzi e tutto ciò che per un motivo o per un altro non riesce ad entrare nelle valigie piccole. Alla gestione di questi ultimi pensano lo staff ed eventualmente le riserve, mentre i titolari stanno il più tranquilli possibile in attesa del volo.

Prendendo aerei di linea, partiamo molto spesso da Treviso o da Venezia. Facendo riferimento ai feedback che abbiamo ricevuto negli anni – da coach, staff e preparatori -, però, se non riusciamo a prendere voli ‘diretti’, piuttosto che fare uno scalo si preferisce coprire una tratta lunga in bus, pur di fare due voli a stretto giro di posta. Dal punto di vista biologico, è molto più apprezzabile. Ecco perché, anche se di rado, può capitare di partire da Verona o Bergamo, oppure di atterrare a Bristol e raggiungere Cardiff in bus, nonostante la distanza”.

Quali sono le trasferte più complesse?

Quando si tratta di trasferte a Galway e Limerick, peraltro, non si tratta quasi nemmeno di una scelta, vista la scarsità di voli internazionali, nel periodo invernale, che arrivano in quelle zone dell’Isola di Smeraldo.

“Andare a giocare in casa di Connacht è sempre dura. Voli su Dublino, giochi il venerdì sera a Galway (a più di 200 km di distanza dalla capitale) e poi hai il volo di ritorno, la mattina successiva, sempre con partenza da Dublino. Esperienza non troppo dissimile anche dai viaggi a Thomond Park, in casa di Munster. Sono verosimilmente le due trasferte più complesse. Per andare in Sudafrica, ovviamente, il viaggio è più complesso, ma ci si muove su tempi diversi. Si parte una settimana prima, si tratta di una cosa imparagonabile”.

Cosa succede se salta una trasferta? I rimborsi?

“Presupposto niente affatto banale: noi ci muoviamo in qualità di Benetton Rugby che partecipa al Pro14, non in quanto Benetton Rugby fine a se stessa. Quando una gara viene rimandata o cancellata, nel caso in cui non riuscissimo ad essere rimborsati –  sia per quanto concerne l’hotel che per quanto riguarda il volo – direttamente dalla struttura alberghiera e/o dalla compagnia aerea, interviene il Pro14 in prima persona, fornendoci un contributo che va a compensare l’esborso per una trasferta che non si è mai potuta consumare”.

Come gestisci invece i rapporti con il gruppo?

“Fondamentale avere lo stesso approccio con tutti. Serve mantenere lo stesso tasso di professionalità con chiunque nel gruppo, dal più grande campione della squadra al giovane appena arrivato. Questi ragazzi, quando entrano nella famiglia Benetton, comunque, trovano una struttura collaudata e capillare. I ragazzi hanno un referente per ogni ambito. Io lo sono dal punto di vista logistico.

Tra le altre cose, facilito ai ragazzi nuovi la scelta dell’abitazione e dell’automobile. Dopo la firma del contratto, c’è un momento di confronto, con ogni singolo, nel corso del quale individuiamo le necessità primarie, che garantisco essere molto diverse da persona a persona, relative ad abitazione e mezzi di trasporto privati. Si passa dal ragazzo giovane che è da solo, a quello più esperto con tanto di famiglia numerosa al seguito. Mondi a volte vicini, ma alle volte anche incredibilmente distanti (sorride, ndr).

Una volta analizzata la situazione, mi adopero nell’opera di ricerca e porto agli atleti una serie di alternative, poi sta a loro scegliere la soluzione che reputano più opportuna. Anche per responsabilizzarli, ci limitiamo a coadiuvarli nel trovare quello che fa al caso loro, senza prenderci in carico, però, i contratti di locazione o di leasing auto, che vengono firmati dagli atleti e non dalla società. Discorso diverso, per quanto concerne il vitto alloggio, invece, per Permit ed invitati. Tra i ragazzi che appartengono a questa categoria, infatti, chi ne ha desiderio/necessità può usufruire degli appartamenti che abbiamo a disposizione nella foresteria della Ghirada”.

Qual è l’aspetto più complesso del tuo ruolo?

“La vera grande responsabilità del team manager è quella di gestire tutto quello che concerne gli ordini del materiale di allenamento. Dal saccone, alle maglie, passando per le più disparate attrezzature. Tutte le necessità pratiche della compagine di campo passano attraverso la mia figura, che le filtra alla società. Se un preparatore deve ordinare degli elastici, dopo aver concordato il budget con Antonio, tutto il processo di acquisizione e distribuzione interna alla squadra del prodotto di turno, viene gestito e curato da me. Negli ultimi tempi, per ottimizzare il tutto, ogni due settimane, si svolge una riunione ‘plenaria’, con la presenza mia e quella di Pavanello, per ciò che concerne il comparto societario, un rappresentante dei giocatori, uno dello staff tecnico, uno dei fisio, uno dei medici ecc ecc.

Un appuntamento che ha alzato la qualità dell’interazione tra le varie parti che compongono la grande comunità operativa dei Leoni. In pochi minuti vengono portati agli occhi della società tutti i bisogni del singolo comparto, senza misteri e possibili incomprensioni – anche agli occhi delle altre ‘componenti’ in sala -, generate dalla mancanza di dialogo. Permettendo, tra l’altro, anche una revisione capillare, quindi oltremodo efficace, di cosa è successo nelle settimane precedenti”.